Как вы управляете своей электронной почтой? Вы человек типа «ноль входящих» или просто оставляете тысячи писем непрочитанными?

Наше новое исследование, опубликованное сегодня в журнале Information Research, предполагает, что если вы оставите все свои электронные письма во входящих, вы, скорее всего, останетесь недовольны управлением личными записями.

В ходе предварительного опроса мы спросили участников, как они обращаются со своими личными записями, такими как счета, онлайн-подписки и тому подобное. Многие из них приходят по электронной почте.

Мы обнаружили, что большинство респондентов оставили свои электронные записи в электронной почте. Только половина сохраняла такие элементы, как счета и другие документы, в других местах, например на своем компьютере или в облаке. Но неорганизованный почтовый ящик также приводил к проблемам, включая отсутствие счетов и потерю важной корреспонденции.

Риск потерять контроль над вашей электронной почтой

Получение счетов, продлений страховки и других домашних документов по электронной почте экономит время и деньги, а также сокращает ненужное использование бумаги.

Однако существуют риски, если вы не следите за своими электронными записями. Респонденты в нашем исследовании сообщали о таких проблемах, как просроченная регистрация транспортных средств, невозможность отменить нежелательные подписки и игнорирование налоговых вычетов, поскольку было слишком сложно найти квитанции.

Это говорит о том, что штрафы за просрочку и другие нарушения электронной почты могут стоить людям сотни долларов каждый год.

Исследования показывают, что помимо финансовых затрат отсутствие сортировки и управления электронными записями затрудняет сбор информации, необходимой во время уплаты налогов или в других ситуациях с высокими ставками, таких как заявки на кредит.

Подробнее: Почему я получаю так много спама и нежелательных писем в своем почтовом ящике? И как мне от этого избавиться?

Что мы нашли?

Мы опросили более 300 различных респондентов по вопросам управления их личными электронными записями. Большинство из них были из Австралии, но мы также получили ответы из других стран, таких как Великобритания, США, Швейцария, Португалия и другие страны.

Две трети респондентов использовали свою электронную почту для управления личными записями, такими как счета, квитанции, подписки и многое другое. Из них мы обнаружили, что после того, как респонденты разобрались со своей электронной почтой, около половины из них сортировали электронные письма по папкам, а другая половина оставляла все во входящих.

Хотя большинство из них сортировали электронную почту на рабочем месте по папкам, они гораздо реже сортировали личную электронную почту таким же образом.

Результаты также показали, что только половина (52%) респондентов, которые оставили всю свою электронную почту во входящих, были удовлетворены управлением своими записями, по сравнению с 71% респондентов, которые сортировали свою электронную почту по папкам.

Из респондентов, которые сохранили свои документы в облаке (Google Drive, iCloud, Dropbox и т. д.), 83% сообщили, что удовлетворены управлением своими домашними записями.

Исследование носило поисковый характер, поэтому потребуются дальнейшие исследования, чтобы увидеть, применимы ли наши выводы более универсально. Тем не менее, наш статистический анализ выявил практики, связанные с более удовлетворительными результатами, и те, которых, возможно, лучше избегать.

Что может пойти не так с подходом «только входящие»?

Основываясь на ответах, мы выявили три основные проблемы, связанные с оставлением всей электронной почты во входящих.

Во-первых, пользователи могут потерять представление о задачах, которые необходимо выполнить. Например, счет, который необходимо оплатить, может проскользнуть незамеченным, заглушенный другими электронными письмами.

Во-вторых, использование поиска для повторного поиска электронных писем означает, что вам нужно точно знать, что вы ищете. Например, во время уплаты налогов поиск квитанций о благотворительных пожертвованиях зависит от запоминания того, что искать, а также от точной формулировки в электронном письме, содержащем квитанцию.

В-третьих, многие счета и заявления отправляются не в виде вложений к электронным письмам, а в виде гиперссылок. Если вы смените свой банк или другого поставщика услуг, эти гиперссылки могут стать недоступными в дальнейшем. Отсутствие возможности получить доступ к недостающим платежным ведомостям от бывшего работодателя также может вызвать проблемы, о чем свидетельствует скандал с Robodebt или недавний случай, когда австралийская налоговая служба возобновила старые долги.

4 совета по улучшению управления записями

Когда мы просили респондентов указать предпочтительное место для хранения своих личных записей, они, как правило, выбирали более организованный формат, чем их нынешнее поведение. В идеале только 8% респондентов оставляли бы все в своем почтовом ящике неотсортированным.

Наши результаты предлагают набор методов, которые могут помочь вам контролировать свои электронные записи и предотвратить стресс или финансовые потери:

• сортируйте электронную почту по папкам по категориям или сохраняйте записи в папках в облаке или на компьютере
• загружать документы, которые не прикреплены к электронным письмам и не отправлены вам, например, счета за коммунальные услуги и все ваши платежные ведомости.
• помещайте важные обновления в свой календарь в качестве напоминаний и
• удалите нежелательную почту и отпишитесь, чтобы ваш почтовый ящик можно было превратить в список дел.

Подробнее: Отвечаете ли вы на электронные письма в нерабочее время? Вы их отправляете? Новое исследование показывает, насколько это может быть опасно

Мэтт Бэлог, адъюнкт-преподаватель Университета Новой Англии