В этой статье я хочу поделиться с вами моим опытом управления проектами и организации мероприятий. Сделаю акцент на событиях с участием членов семей сотрудников.

После прочтения статьи у вас будут шаблоны и чек-листы, базовое понимание с чего начать организацию и чем закончить, как измерить эффективность и рассказать о результатах.

Эффективность для бизнеса компании такого рода мероприятий практически невозможно привязать к финансовому результату, поэтому мы рассмотрим: зачем вообще российские компании делают такие события, как оценивать эффективность и как «упаковать» мероприятие, чтобы оно давало максимальную пользу.

За свою профессиональную жизнь я много сделала сама мероприятий, много видела хороших и плохих примеров мероприятий, организованных другими. Основываясь на личном опыте и знаниях, могу выделить ключевые проблемные зоны:

• Отсутствие целей. Очень часто организаторы не знают какую задачу бизнеса они решают.

• Отсутствие внешнего и внутреннего «пиара» мероприятия. Вроде сделали и даже хорошо сделали, но никому об этом не рассказали.

• Полное игнорирование этапа работы над ошибками и анализа эффективности.

• Противостояние маркетинга, отдела персонала, ивент-отдела.
• В чьей зоне ответственности такие мероприятия?

Корпоративное событие с участием детей или членов семей сотрудников в зоне ответственности HR-отдела и отдела маркетинговых коммуникаций. HR-отдел работает с внутренней аудиторией, а отдел маркетинга отвечает за внешние коммуникации и «упаковку» всего события.

Для многих компаний поддержка семейных ценностей становиться важной составляющей корпоративной культуры. Все чаще бизнес интегрирует в свою корпоративную жизнь новые форматы, укрепляющие лояльность сотрудников через нематериальную мотивацию.

Приведу несколько примеров.

Основной макроцелью таких мероприятий является развитие HR-бренда. Сильный бренд работодателя помогает компании привлекать квалифицированный персонал, поддерживать лояльность и вовлеченность сотрудников в работу.

В рамках конкретного мероприятия обязательно нужно уточнять цели. Примерами микроцелей могут быть:

Форматов много. Вот несколько из возможных вариантов:

• Конкурсы [детского рисунка, тематических фотографий и другие]

• Экскурсии [на производство, на предприятие]

• Праздники [новый год, день рождения компании]

• Дни открытых дверей и профориентации [например, для детей школьного возраста]

• Family Day

• Спортивные события с участием членов семьи [забеги, спартакиады и др.]
• Музыкальные фестивали

То, какие форматы вы выберете, будет зависеть от целей компании и бюджета. Многие форматы можно объединять в одно мероприятие. Можно делать ежегодное/ые мероприятия или с заданной периодичностью (каждые 5, 10 и т.д. лет).

Итак, с форматом определились. Едем дальше.

Я хочу обратить внимание на три момента, важность которых поясню отдельно.

Событие решает задачи бизнеса, описанные выше, и работает краткий промежуток времени на эмоции небольшой группы людей. Чтобы расширить охват от мероприятия, необходимо создать контент, который будет приносить пользу компании длительное время. По сути – это PR, эффект от которого зачастую выше эффекта от самого события. Дополнительным контентом мы работаем:

• Над имиджем компании

• На дополнительную трансляцию ценностей компании на внешнюю и внутреннюю аудитории

• Над проработкой социальных сетей, youtube и поисковой выдачи по брендовым запросам

• Над дополнительными эмоциями внутренней аудитории.

Обязательно планируем создание контента

Многие организаторы корпоративных мероприятий сфокусированы на основной задаче – организации самого события. И не придают значения контенту, который будет на выходе. Я приведу примеры возможных вариантов контента:

1. Репортажное видео. Это короткий ролик на 1,5 – 3 минуты. Основная его задача – рассказать о том каким было мероприятие.

2. Интересные короткие интервью с детьми. Очень хорошо воспринимаются аудиторией смешные видео с маленькими детьми по мотивам телепередачи «Устами младенца». Варианты тем и вопросов, которые можно задать маленьким детям: чем занимается мама/папа; чем занимается компания, в которой работает мама/папа; новогодние традиции в семье и т.д. У взрослых детей можно взять интервью о впечатлениях от мероприятия, компании и т.д.

3. Фоторепортаж. Кроме репортажной съемки, необходимо продумать статичную фотозону/ы.

4. Новость о мероприятии на корпоративные ресурсы.

5. Пост или серия постов в социальные сети.

6. Кейс о мероприятии. Вы можете подготовить кейс о событии для размещения на профессиональных ресурсах.

Нужно заранее определиться с тем, какие материалы вы будете готовить. Для видео и фотосъемки обязательно подготовьте сценарии, подумайте над темами, локациями для съемки, кого будете снимать, сделайте график съемки, заручитесь разрешением сотрудников. Подготовку сценария можно заказать как в студии, так и сделать самостоятельно. Это всегда вопрос бюджета и креативности команды проекта.

Для участия в мероприятии подключайте коллег, пусть они станут кураторами различных мастер-классов и экскурсий по офису. Можно сделать интересные мастер-классы для детей школьного возраста, например, как снимать и монтировать видео-ролики с помощью телефона и планшета. Вы удивитесь сколько творческих талантов может открыться у людей, с которыми вы каждый день работаете. Конечно, готовых решений у специализированных компаний также очень много.

О том, что представляет из себя контент-план и зачем он нужен я расскажу ниже, там же вы сможете скачать шаблон.

Где распространяем контент?

• Сайт компании

• Корпоративные порталы и ресурсы компании

• Социальные сети

• YouTube

• Выложите материалы в облачное хранилище и дайте коллегам доступ

• Профессиональные HR-ресурсы, если готовили кейсы

Коммуникационный и контент-план проекта

Необходимо продумать все важные коммуникации. Вы можете скачать шаблон «Плана коммуникаций» с темами писем и сообщений, подготовленный мной в качестве примера. Вам достаточно запланировать только самые важные и обязательные письма для информирования аудитории и заинтересованных сторон.

«Эффективность? А зачем нам ее измерять?» — спрашивает Оля

После окончания мероприятия организаторы и инвесторы желают составить общую картину о том, как мероприятие повлияло на бизнес компании. Для этого на первом этапе мы ставили цели. Нужно оцифровать цели и замерить ключевые показатели эффективности (KPI).

Вы можете расширять и уточнять свои показатели эффективности в соответствии с задачами и особенностями компании. Я указала лишь основные показатели из моей практики.

После проведения мероприятия и подведения итогов необходимо о них рассказать всем заинтересованным сторонам. Просто подготовьте презентацию на 1-5 слайдов и отправьте по почте заказчикам проекта. Презентация должна включать в себя показатели KPI и какие управленческие выводы мы делаем на основе этих данных, выводы по выполнению поставленных целей, ссылки на фото, видео и другие материалы по событию, возможно, пару отзывов от ключевых сотрудников.

Команда включает в себя как внутренних сотрудников, так и внешних подрядчиков.

1. Инициация проекта/события подразумевает сбор требований, целей и основных задач бизнеса. Требования собираем от инвестора, заказчиков, также важно собрать базовые пожелания заинтересованных сторон (например, у руководителей отделов или влиятельных сотрудников компании).

2. На этапе планирования и защиты события необходимо разработать концепцию, предварительную смету (бюджет), коммуникационный и контент-план проекта, график подготовки мероприятия и самая сложная часть – это защита перед заказчиками и/или спонсорами. Очень важно донести до руководства ваши идеи, предложения, обосновать бюджет и заручиться поддержкой.

3. Проведение включает в себя уточнение сметы, разработку всех механик, полную проработку всех деталей проекта, заключение договоров с подрядчиками, поставщиками и дополнительным персоналом, аренду необходимых помещений и реквизита, подготовку творческой/развлекательной части проекта, организацию питания и т.д. И, как итог ваших усилий, проведение самого мероприятия в назначенную дату.

4. Закрытие и аналитика. На этом этапе необходимо закрыть все финансовые и юридические отношения с поставщиками, собрать аналитические данные по проекту (см. таблицу эффективности), подготовить отчет для спонсора и заказчиков.

График подготовки проекта можно сделать самостоятельно в Excel или использовать современные системы ведения проектов. Пример графика подготовки вы можете скачать по ссылке.

Список документов, который вам потребуется будет зависеть от сложности и масштабности проекта. Я приведу список наиболее часто используемой проектной документации:

• График подготовки

• Сценарный план

• Контактный лист

• Тайминг мероприятия (как правило присутствует в сценарном плане)

• Технические планы

• Списки регистрации

• Технические задания для подрядчиков, работающих на площадке

1. Для сбора информации о возрасте детей вы можете использовать сервис для проведения онлайн опросов, с его же помощью можно провести предварительную регистрацию на мероприятие.

2. Для приглашения и регистрации на мероприятие можно сделать простой одностраничный сайт с формой регистрации.

• Сервисы для сбора информации и проведения опросов: сервис создания опросов Google Forms (бесплатно), Surveymonkey

• Сервисы для работы над проектом: Trello, Bitrix24, Excel, MS Project, Jira, Smartsheet

• Сервисы для хранения информации и материалов по проекту: Google Disc, Yandex.Диск

• Для информирования участников сделайте общую группу в WhatsApp накануне мероприятия

• Для проведения брифингов и онлайн встреч используйте Skype, Zoom.

Потратьте время на планирование проекта и сбор требований. Во многом от этого будет зависеть итоговый результат.

Хочется пожелать вам классных и интересных проектов.