Формулирование целей уже давно превратилось в рутинный управленческий процесс и, казалось бы, особых сложностей не существует.
Начало использованию целей в управлении компанией положил Питер Друкер.
Его основной вклад — это призыв перейти в управлении организацией от фокуса на задачах (Что делать?) — к фокусу на целях (Что достигать?).
Этот подход получил название — MBO (Management by Objectives).
Трудность: Не было четко определено, в чем отличие целей от задач. Предполагалось, что это и так понятно.
Следующий этап – в 60-х годах 20 века появились требования к определению целей — SMART. Другими словами, был дан ответ на вопрос о том, что такое правильно сформулированная цель.
Активное использование технологии SMART привело к появлению ряда трудностей.
Наиболее значимые:
- Цели формулировались на верхнем уровне управления и «внизу» о них никто не знал. Менеджеры среднего звена и сотрудники, так и продолжали фокусироваться на задачах.
- Фокус на финансовых целях привел к тому, что для ряда подразделений оказалось практически невозможно сформулировать показатели их работы. Например, подразделения маркетинга или HR-подразделения.
- Сформулированные финансовые цели не вызывали энтузиазма в работе сотрудников, так как были рациональны и представляли интерес только для топ-менеджеров и акционеров/собственников.
Начиная с 80-х годов прошлого столетия появилось новые технологии формулирования целей, которые позволили частично справиться с этими трудностями.
Система сбалансированных показателей (Нортон, Каплан).
Основная идея этой технологии заключается в выделении некоторых областей (в рамках технологии, они называются «проекциями») — финансы, клиенты, процессы, персонал, для которых формулируются цели, увязанные между собой в единой логике. Сам способ формулирования целей, отличался от SMART. В SMART требование по измеримости формулировки являлось неотъемлемой частью самой формулировки. Нортон и Каплан предложили разделить формулировку цели на 2 части: Область цели и Показатель цели (измеримость здесь). Показатель стали называть – KPI (ключевой показатель деятельности).
Пример:
По SMART: Чистая прибыль по итогам года составляет 10.0 млн. руб.
Система сбалансированных показателей.
Область цели: чистая прибыль. Показатель цели — 10.0 млн, руб. на конец года
Положительные моменты:
- детализация целей при переходе от финансовой проекции к проекциям «клиенты», «процессы», «персонал» позволило строить, так называемые стратегические карты, на которых отражалась взаимосвязь всех KPI разных подразделений
- выделение базовых проекций «клиенты» и «персонал», привело к появлению более пристального к ним со стороны менеджмента
Трудность: Эти карты получались очень громоздкими и поэтому использовать их было крайне затруднительно.
Принципиальная сложность, которая была присуща этой технологии — это практически минимальный уровень вовлеченности сотрудников в формулирование даже тех показателей, которые касались их непосредственно и были связаны с их системой оплаты.
Технология OKR (Objectives and Key Results «цели и ключевые результаты»)
Новая технология формулирования целей появилась в 90-х годах Авторы: Энди Гроув (бывший гендиректор Intel) и Дорр.
Суть технологии: сформулированная цель включает в себя 2 области: Собственно Цель, которая может быть , как измеримой, так и не измеримой (может носить качественный характер). Ключевые результаты — показатели, которые отражают достижение этой Цели.
А также необходимость в связи с быстрыми изменениями в деятельности компании иметь возможность изменять формулировки и значения целей. При этом предполагается, что сама Цель должна быть настолько амбициозна, что оптимальный уровень ее достижения возможен на 0.6-0.7 от ее значения.
Положительные моменты:
- собственно Цель или Образ цели — это формулировка, которая должна обладать определенным вдохновляющим эффектом
- процесс согласования целей идет в двух направлениях: сверху — вниз и снизу вверх
- система целей прозрачна и доступна для каждого сотрудника (имеет возможность увидеть не только свои цели, а и цели своих руководителей)
Ключевая сложность
- это подход очень критичен к уровню управленческого развития компании (для успешного внедрения необходимы определенные стили управления и корпоративная культура компании)
Наличие целей дает возможность:
-
Определить направления развития компании
-
Создает основу для принятия управленческих решений в области распределения ресурсов
- Определяет уровень амбиций топ-команды
- Объясняет нужны ли в компании изменения
- Создает основу для системы стимулирования персонала
Существующие сложности в формулировании целей можно разделить на 2 блока:
- Методические сложности. Каким критериям соответствует правильно сформулированная цель?
-
Содержательные сложности. То, что сформулировано методически правильно и есть то, что хочется достигнуть?
Проведя большое количество управленческих сессий с топ-командами я обратил внимание на то, что менеджеры, часто, сами создают барьеры, которые существенно осложняют потом процесс их реализации.
Наиболее часто встречающиеся 7 барьеров описаны ниже. Они не очевидны и «всплывают» или уже в процессе реализации или при подведении итогов только в конце года.
Барьер 1. Формулировки целей как задач
Во-первых, это больше похоже на задачу, потому что указано, что делаем. Вместо того, что описать что получим.
Во-вторых, возникает вопрос: Каким образом можно определить выведен продукт на рынок или нет?
Барьер 2. Измеримость целей
Формулировка – Увеличить объем продаж к концу года (на 31.12).
Вопрос: Как сделать ее измеримой?
На первый взгляд, ответ простой – нужно добавить цифровые значения. Добавили и получилось следующая формулировка:
- Объем продаж на конец года составляет 100.0 млн. руб.
Стала ли она после этого более измеримой? Частично, Да!
Однако проблемы с пониманием все равно остались. Сложность в однозначной интерпретации этой цели связана с тем, что данная формулировка позволяет разным руководителям по-разному ее интерпретировать.
Возможные сложности с измеримостью.
В формулировке не указано включает эта цифра НДС или без НДС. Учитывая, что НДС составляет для большинства отраслей 20 процентов это существенно разные значения.
Как будет фиксироваться достижение этой цели: по подписанным контрактам или по оплате?
Этот объем продаж необходимо получить при работе с существующими клиентами или новыми клиентами. Другими словами, какая структура объема продаж наиболее оптимальна для компании на этот период времени?
Условный пример измеримой формулировки, повышающей однозначность ее интерпретации:
Объем продаж на 31.12.19 составляет 120.0 млн. руб. включая НДС.
Барьер 3. Слабое соответствие сформулированных целей текущей ситуации компании
Цели могут быть сформулированы в измеримом виде и понятны для команды. Однако насколько они важны для компании в данной ситуации? Рассмотрим на примере:
Однако текущая ситуация в компании такова, что она балансирует на грани прибыльности и наиболее актуальная цель находится в области повышения маржинальности продаж существующей продукции.
Барьер 4. Одна и та же формулировка цели повторяется на разных уровнях управления
Чаще всего это связано с целями по объему продаж.
Одна формулировка цели повторяется на разных уровнях управления — на уровне компании и конкретного подразделения.
- Цель компании: Объем продаж составляет за год 10.0 млн. руб (с НДС) (по сумме полученных денег)
- Цель отдела продаж: Объем продаж составляет за год 10.0 млн. руб (с НДС) (по сумме полученных денег)
В этой ситуации возникает двойная ответственность.
Вопрос: Какой уровень управления несет ответственность за достижение этой цели?
Барьер 5. Цель «выходит» за границы объема полномочий отвечающего за её достижение менеджера
- Цель. Чистая прибыль компании по итогам года составляет 20.0 млн рублей.
Ответственный за достижение этой цели: финансовый директор. Чистая прибыль — это интегральный показатель деятельности компании и поэтому является зоной ответственности генерального директора. Над достижением этой цели работает вся компания.
Барьер 6. Отсутствие связи между целями компании и целями подразделения
Возможны ситуации, когда цели отдельных подразделений существуют «вне целей компании», то есть их достижение не связано напрямую с целями компании.
Рассмотрим на примере:
- Цель компании. Доля компании на рынке холодильников в России составляет по итогам текущего года 10 процентов.
- Цель производства. Себестоимость производства холодильников снижена на 5 процентов по итогам текущего года в сравнении с предыдущим годом.
Безусловно, связь между этими целями компании и производства существует. Однако является ли цель производства прямым вкладом в достижение целей компании?
Сохранение или увеличение доли рынка связано, в первую очередь, с объемом продаж компании. И, соответственно, с объемом производства при определенном уровне качества и себестоимости. Однако ключевым вкладом будет соответствующий объем производства холодильников.
Или другой пример:
-
Цель компании. Доля новых продуктов в объеме продаж по итогам года составляет 20%.( с учетом НДС)
-
Цель отдела продаж. Снизить объем дебиторской задолженности на 31 декабря в сравнении с предыдущим годом на 20%.
Показатель дебиторской задолженности является одним из ключевых критериев оценки деятельности отдела продаж. Однако в данном примере эта цель отдела продаж не является прямым вкладом в достижение цели компании.
Барьер 7. Приверженность выбранным целям сотрудников компании
Важный вопрос: Являются ли сформулированные цели обязательствами для менеджмента и сотрудников, или это просто формулировки, записанные на листе бумаги?
Ответ на этот вопрос напрямую связан с тем, как был организован процесс формулирования целей.
Из опыта проведения сессий по целеполаганию:
В процессе подготовки к проведению сессии по целеполаганию в разных компаниях периодически проводился эксперимент. Будущим участникам предлагалось написать на листе бумаги цели компании независимо друг от друга. А потом определить степень их совпадения. В подавляющем большинстве случаев оказывалось, что степень похожести формулировок не превышала 50 процентов. Другими словами, цели были сформулированы таким образом, что позволяли интерпретировать их по-своему каждому топ-менеджеру.
Важные вопросы, которые нужно учитывать в процессе формулирования целей:
-
Какие цели наиболее актуальны для компании на следующий период времени?
-
Понимаем ли мы однозначно использованные формулировки?
- Допустим, что эти цели будут достигнуты. Что это означает для сотрудников компании?
- Какой смысл в этих целях с точки зрения долгосрочного развития компании?
Совместный поиск ответов на эти вопросы позволяет не только выбрать «правильные» цели, но и сформировать к ним отношение собственности у участников этого процесса. Другими словами, перейти от состояния «это их цели», к состоянию «это мои цели».
Основные выводы:
- Процесс реализации целей внутри компании начинается с их определения
-
Значительное влияние на эффективность процесса достижения целей ТОП-менеджмент оказывает в процессе их выбора на этапе их формулирования: выбор измеримых, актуальных формулировок и включение в обсуждение ключевых сотрудников, от которых существенно зависят получаемые результаты
- Очень важно, чтобы топ-менеджмент этой задаче уделял достаточное внимание, так как именно в этой области начинает формироваться основа эффективного преобразования целей: от мысленных образов к их физическому воплощению
-
Если на этапе планирования не будет достигнуто полного понимания целей компании, то будут «рождаться» сложности, которые обязательно проявятся в процессе согласования действий по их достижению или при подведении итогов
У топ-менеджмента всегда есть выбор:
-
Сэкономить время и усилия на этапе определения целей и столкнуться со сложностями в процессе их реализации и подведении итогов или..
-
Выделить необходимое количество времени на разработку целей и вовлечение ключевых сотрудников в этот процесс, тем самым сэкономить время на спорах в процессе их реализации
Материал опубликован пользователем.
Нажмите кнопку «Написать», чтобы поделиться мнением или рассказать о своём проекте.