С помощью примитивных программ удалось автоматизировать работу маркетолога-удалёнщика, меньше продалбывать задачи и начать жить.

Привет, я работаю контент-маркетологом на удалёнке, одновременно работаю в «Интерлогике» (создаём автоматические отчёты для руководителей, автоматизируем учёт и бизнес-процессы) и в SMMplanner (популярный сервис отложенного постинга), задач много — иногда косячу. Ребята из «Интерлогики» с помощью принципов автоматизации учёта и бизнес-процессов научили косячить меньше, чему я очень рад и хочу поделиться с вами.

Озвучу принципы, которые стараюсь придерживаться, эти же принципы работают, когда нужно автоматизировать бизнес.

• Всё, что может быть автоматизировано, стоит автоматизировать. Пусть потеет робот!
• Автоматизация должна упрощать жизнь.
• Помни про цель, скорость и цену внедрения. Глупо внедрять интеграцию между сервисами, если есть готовое решение или если это сэкономит десять минут, а стоит как крыло самолёта.

Поэтому всё держится на простых и понятных программах. Использую:

• Alfred — заменяет маковский Spotlight, можно настроить сниппеты автозамены и много чего другого (ключевое — сниппеты, их можно поставить в настройках клавиатуры или в Punto Switcher).
• Todoist — управление задачами.
• TMetric — трекер времени за компьютером, делит день на проекты и фиксирует, в какой программе я был, какую вкладку открывал. Иногда в довесок использую помодоро-таймер Forest.
• «Google Документы» — использую форму и таблицы. В форму записываю итоги дня, в таблицах анализирую итоги за месяц.
• Notion — универсальный блокнот, аналог Evernote (красивый, поддерживает несколько режимов отображения, но медленный и сильно зависит от интернета).

Практически все программы работают контекстно — я имею дело только с Notion и Todoist, ну и с горячими клавишами.

Дневники. Я обнаружил, что если описать «как надо делать», то потом буду делать так, как сам написал. Не знаю, как это работает, но работает, а если поделиться этим регламентом с кем-то ещё, то «правильно делание» наступит гораздо быстрее. Именно поэтому я начал использовать цифровые блокноты, чтобы подвести итоги дня, запланировать следующий, написать регламент и так далее.

На Notion перешёл с Evernote, потому что он тоже поддерживал теги, по которым сортируются записи, и из-за кейса «Спинт жизни», о котором рассказал Евгений Егоров. Ежедневник доработал под себя: настроил форму записи, горизонт планирования на полтора месяца, и для каждого дня (вместо чек-листа привычек) подключил Google-форму.

Бонусы. Notion универсален. Если постоянно вносить записи и тегировать их, к примеру, каждый раз, когда мне захочется что-то купить, мне нужно создать заметку, прикрепить тег «вишлист», а потом сделать отображение в виде канбан-доски. К примеру, на моей доске я отобразил свои финансовые и не только финансовые цели. По такой доске удобно делать ежемесячный обзор.

Недостатки. Notion — условно бесплатен, ограничение в 1000 блоков. Я не понимаю, как можно не вылезти за пределы бесплатного режима. Notion очень долго открывается на компьютере и на телефоне, хотя в браузере работает довольно быстро.

С 2018 года я использую некий аналог трекер привычек, сделанный через формы. Преимущество моего способа — выведение результата в таблицу и анализ зависимости одной привычки от другой. Как бы я ещё узнал, что айриш-кофе помогает делать более интересные статьи. Подробнее об этом я рассказывал на vc.ru: «Как с помощью Google-формы и таблиц научиться держать фокус внимания, достигать KPI и воспитывать хорошие привычки».

Вкратце. Каждый день, перед тем как закончить работать и закрыть день, я иду в «сегодняшнюю» заметку Notion и подвожу краткие итоги дня, смотрю задачи на месяц, планирую ключевые задачи на завтра и прохожу форму.

Уверен, большая часть читателей vc.ru в курсе, что это такое. Вкратце — настраиваем клавиатуру компьютера или телефона реагировать на ключевые слова и подставлять заготовленный текст. Просят прислать номер карточки, я пишу «сбер ₽» и в сообщение подставляется номер карты сбера. Использую со ссылками на статьи, шаблонны ответы для подписчиков, контакты, почта, адрес и прочее.

В сниппеты автозамены можно вставлять ссылки и картинки, когда я сам себе формирую типовую задачу «составить контент-план» или «собери отчёт», в заготовленный текст вставляется нужная ссылка.

Кроме ключевых задач, которые я записываю в Notion, мне нужно записывать и управлять горой мелких задач. Для этого использую Todoist и применяю принципы из методик GTD и книг «Сделай это завтра» и «Джейдайских техник».

Быстрое занесение новых задач. У большинства планировщиков задач есть окно быстрого ввода задач. Зажимаешь клавиши ^ + ⌘ + A и записывай.

Тегирование задач. Удобно задачи сортировать, чтобы заниматься задачами только по одному проекту и не отвлекаться, для этого используются хэштеги проекта. В про-версии добавляются теги: звонки, статьи, задача на 5 минут.

Автоопределение даты и регулярные задачи. Todoist распознаёт фразы «каждый вторник», «12 декабря» или «завтра» и другие. Регулярные задачи помогают не забыть о важной рутине: написать посты, отправить письма, проверить метрику.

Закрытый список задач. Чтобы не умирать от горы несделанных задач — нужно ограничивать себя. С вечера запланировал Х задач на завтра и делаешь только их, если что-то появилось неожиданное — записываешь на завтра. Это называется «закрытый список задач», с его помощью можно избавиться от ощущения «целыми днями работаю, но делаю какую-то ерунду и вроде бы ничего полезного». В Todoist я создал задачу, которую нельзя выполнить и которая выглядит как черта (создаём задачу, в начале пишем *, а затем несколько «-»).

Фиксирует «в каких программах сидел» и «чем ты занимался». Перед тем как выполнить задачу, запускаешь таймер назначаешь проект и пишешь описание задачи, когда выполняешь — останавливаешь таймер. Программа анализирует поведение за компьютером, сколько времени был открыт такой-то сайт или такая-то программа, определяет «когда отошёл от компьютера» и «когда работаешь, но не запустил таймер».

Если установить расширение в Гугл Хром, там же открыть Todoist, то из вкладки можно запускать и останавливать таймеры и не нужно вновь описывать задачу и назначать проект.

Проекты должны иметь одинаковое название, чтобы при нажатии «старт» запускался таймер с правильно выбранным проектом.

У моей системы есть несколько недостатков, которые я пока не победил. Я бы очень хотел сводить в одну таблицу данные по сделанным задачам из Todoist, сравнивать с данными из TMetric, не просто понимать «да, здесь у меня было активное окно гугл-документов и фейсбука, отвлёкся.

Если вы знаете, как это победить, буду рад послушать.