Коронавирус бросил вызов тысячам отечественных компаний. Удаленная работа стала экспериментом для бизнеса, который не готовился к подобному сценарию. Как настроить удаленную работу коллектива? Какими сервисами пользоваться? Как контролировать сотрудников? Делимся методами, которые мы наработали за 15 лет удаленной работы коллективаFreelancehunt.

Для любой компании переход на удаленный режим — это возможность протестировать новый формат работы. Руководители могут увидеть продуктивность каждого специалиста, а сотрудники — убедиться, правильно ли они понимают свою роль и цели в компании.

Я думаю, у тех, кто раньше не сталкивался с удаленкой, возникает логичный вопрос: насколько эффективным будет сотрудник, если он не находится в офисе 8 часов в день? На самом деле, дома можно быть вполне продуктивным, а в офисе имитировать бурную деятельность с нулевым результатом. Все зависит от умения сотрудников самоорганизоваться.

Почти 10 лет назад я уволился с офисной работы и назад решил не возвращаться. За эти годы свое решение не поменял. Больше того, сейчас команда фриланс-платформы Freelancehunt тоже работает в удаленном режиме. На нашем сервисе зарегистрировано более 750 тыс. пользователей, которые публикуют или выполняют проекты. Несмотря на такой масштаб, обслуживают площадку всего 15 сотрудников. Все они — из разных городов, работают удаленно. Сам я живу за городом, мне нравится работать с видом на природу…

Опыта удаленной работы нам не занимать (сервису уже 15 лет), поделюсь лайфхаками, основанными на опыте нашей команды.

Возможно, многим сотрудникам сразу будет сложно адаптироваться к удаленному формату. Люди привыкли дома отдыхать, а не трудиться. Теперь придется перестраиваться. Сейчас важно понять, что это не каникулы или отпуск, а такая же работа, как и раньше, просто удаленная. Стоит объяснить семье, что вы по-прежнему работаете, поэтому не можете в любой момент заняться уборкой или почитать книгу ребенку. Старайтесь соблюдать рабочий график, например, начинать работу ровно в 8:00 и вставать из-за стола в 17:00. Это помогает оставаться в тонусе. Не забывайте делать перерыв на обед, его никто не отменял.

Если компания и раньше поддерживала самостоятельность работников, сейчас ей будет намного легче переформатироваться. Некоторым сотрудникам работать из дома гораздо комфортнее: им не приходится тратить время и нервы на дорогу, можно обустроить рабочее место максимально удобно, вокруг меньше отвлекающих факторов офисной работы, например, разговоров с коллегами ни о чем, постоянных перерывов, перекусов и перекуров. Конечно, если у вас есть дети, тогда отвлекающие факторы будут и дома, но здесь важно научиться договариваться с семьей и объяснить, что вы не на курорте, а на работе.

Он беспокоит многих руководителей в первую очередь. Я покажу на примере Freelancehunt — как это происходит у нас. Каждый сотрудник, который начинает свой рабочий день, здоровается в рабочем чате в Slack. Так он показывает свое присутствие на рабочем месте. О перерыве на обед и окончании рабочего дня каждый также сообщает в этом чате. Другой канал предназначен для ответов на вопросы, с помощью которых руководитель в любое время может отследить рабочие процессы конкретного сотрудника. Правда, это актуально не для всех — например, у службы поддержки другие метрики. Сотрудник отвечает на вопросы бота: что вы сделали вчера, что будете делать сегодня, что будет готово к вечеру? Если задачи глобальные и растянуты во времени, мы пользуемся сервисом для постановки задач Asana, где можно отслеживать весь процесс.

Можно контролировать работу сотрудников и с помощью таймтрекера. Такие программы показывают, чем сотрудник занимался в течение рабочего дня. Вы узнаете, пользовался он ресурсами для работы или рассматривал котиков. Но тут есть этическая сторона: не все готовы трудиться под надзором. Чтобы не ограничивать свободу сотрудников, мы не используем таймтрекинг в своей работе. Из собственного опыта видим, что если человек хочет работать, он будет работать и без жесткого контроля, а если не хочет — найдет способ обмануть систему. Кто ответственно относится к работе, тот контролирует себя сам.

Это очень важный момент при переходе на удаленную работу, который руководителю стоит учесть. Наши сотрудники работают в этом формате давно, поэтому уже адаптировались. Но те, кто только переходит из офиса на дом, могут чувствовать себя одинокими без привычного общения с коллегами, а это ведет к снижению вовлеченности в общий процесс. Да и для руководителей такой переход может стать настоящим испытанием, ведь управлению виртуальной командой еще придется поучиться. Поэтому так важно постоянное взаимодействие удаленных сотрудников. Когда коллеги видят активность друг друга и общий результат работы, им легче фокусироваться на задачах.

Еще мы собираемся всей командой на видеоконференции, где обсуждаем текущие задачи, делимся новостями и просто общаемся. Нам важно ощущать поддержку друг друга даже на расстоянии. Для каждого нового сотрудника в компании мы устраиваем видеосозвон, на котором знакомимся с ним и рассказываем о себе. Сейчас в обычной жизни практически все общаются в мессенджерах. Так почему нельзя делать этого и на удаленке?

Наверняка многие захотят беседовать на темы, далекие от работы, рассказывать о своей жизни, выкладывать фотографии, интересные ссылки, обсуждать книги и фильмы. Если вы только перешли на удаленку, это отличный способ поддерживать командный дух. У нас в Slack для этого есть специальные каналы: рассказываем о нашей жизни; юмор, мемы, смешные ситуации; интересные статьи и факты; новости о коронавирусе; советуем книги, делимся мнениями; обсуждаем фильмы. А еще мы регулярно устраиваем между сотрудниками соревнования по ходьбе. Ставим цели, ежедневно вносим свои результаты в приложение inKin и стараемся этой цели достичь. Это помогает нам вести активный образ жизни.

Организовать рабочий процесс и держать руку на пульсе нам помогают общекомандные сервисы. Вы можете воспользоваться нашим опытом или выбрать то, что будет эффективно работать для вашей команды. Расскажу об основных инструментах, которыми пользуются сотрудники Freelancehunt:

• Slack — наш основной канал коммуникации. Все инструменты, которыми мы пользуемся, интегрированы в Slack: сервисы Google, Asana, Teamline, Heytaco, Confluence и другие. Все структурируется по каналам, потом по ним легко найти необходимую информацию. Отдельные каналы предназначены для каждого процесса, общих рабочих вопросов и общения «на вольные темы». Есть возможность общаться друг с другом в личке, создавать беседы для нескольких человек, обмениваться файлами и проводить созвоны.
• Asana — удобный сервис управления проектами. Мы используем его, когда надо поставить задачу со сроком от двух дней и больше. Можно структурировать проекты по разделам, устанавливать совместную работу, добавлять файлы, обсуждать. Руководитель отслеживает прогресс и видит, кто над какой задачей работает.
• Teamline (ранее назывался Busybot) — простой инструмент для планирования краткосрочных задач. Выручает, когда нужно выполнить задание день в день.
• Missive — почтовый сервис для командной работы. Мы подключаем к обсуждению полученных сообщений других сотрудников. Члены команды могут совместно работать с корпоративной почтой, вместе составлять письма или отвечать на входящие сообщения.
• CakeHR — сервис используем для того, чтобы зафиксировать отсутствие сотрудника на рабочем месте во время отпуска, больничного или отгула. Также здесь сотрудники ставят цели: глобальные на каждое полугодие, детализированные на месяц. По всем целям отмечаем прогресс.
• Confluence — система для совместного использования внутри команды. Здесь собрана вся информация, которая пригодится для командной работы. Мы используем в основном как внутреннюю базу знаний, храним в ней отчеты, документы, инструкции.
• Сервисы Google. Без них никуда: электронная почта, документы, таблицы, презентации, календарь. В облачное хранилище загружаем результаты работы, различные документы, файлы, презентации, к которым имеет доступ вся команда. Видеовстречи с коллегами проводим через Hangouts Meet. Кстати, расширенные функции этого сервиса доступны всем пользователям бесплатно до 1 июля 2020 года.
• Telegram — сейчас он есть почти у всех, и мы не исключение. Создали для наших сотрудников резервный канал на тот случай, если у кого-то возникнут проблемы с загрузкой Slack или еще какие-то технические трудности.

Как работается нашей команде на удаленке? Спросим у самих сотрудников. Кстати, это наша команда изображена на иллюстрации вверху.

После карантина владельцы бизнесов сделают выводы и поймут, как изменились рабочие процессы. Если руководители увидят эффективность сотрудников на удаленке и оценят экономию от такого формата работы, возможно, они уже не захотят менять дистанционный режим. Как вариант, можно перевести часть сотрудников на аутсорс или обратиться к фрилансерам. Я думаю, в ближайшее время мы увидим грандиозные изменения в этой сфере.

Полностью уйти от офиса не получится, это очевидно. Посмотрим, оправдаются ли прогнозы о том, что после карантина значительно вырастет количество желающих работать удаленно. В любом случае, нас ждут глобальные трансформации.